6 conseils pour structurer le bureau à domicile et y gagner en productivité

La transformation numérique nous permet de déplacer facilement notre lieu de travail là où cela fait sens à un moment donné. Il peut s’agir d’un lieu de travail lié à un projet, comme l’un de ses chantiers pour le directeur des travaux, d’une chambre d’hôtel pour le représentant commercial sur le terrain, d’une clinique pour le médecin ou le patient en convalescence, d’un espace de co-working pour les nomades numériques, ou de votre propre appartement, et pas seulement en cas de fermeture pour cause de pandémie.

Tout cela semble formidable et confortable, et il ne fait aucun doute que l’on peut se passer des trajets entre le domicile et le lieu de travail ou du déjeuner à la cantine. En outre, vous disposez d’un peu plus d’autonomie dans la gestion de votre temps et vous pouvez vous rapprocher de votre famille, surtout si vous avez des enfants. Mais si vous travaillez à domicile, vous êtes également confronté à quelques défis :

• Il n’y a pas de structures claires en termes d’heures de travail et de tâches.
• L’équipement numérique / mobile n’est pas aussi professionnel que dans l’entreprise.
• Les distractions sont plus diverses et proviennent principalement de la sphère privée..

Dans le bureau à domicile, notre capacité de concentration est plus importante que dans le bureau de l’entreprise ; l’autogestion et la motivation sont également nécessaires. La discipline est mise à l’épreuve, tout comme notre capacité à fixer les bonnes priorités. Tout cela nous est largement épargné par la structure fixe de la vie quotidienne au bureau et l’éloignement spatial de notre environnement privé lorsque nous nous rendons chaque jour à l’heure convenue sur notre lieu de travail.

Pourtant, il n’est pas si difficile de reproduire ces conditions-cadres avec des moyens simples et quelques adaptations dans le bureau à la maison. Voici six conseils éprouvés qui amélioreront à coup sûr le rendement à la maison, la qualité du travail et la qualité de vie au bureau à domicile pour toutes les personnes concernées.

#1 SE LEVER, SE RAFRAÎCHIR ET S’HABILLER COMME D’HABITUDE.

Il est vrai que cela semble banal. Pourtant, plus de gens que vous ne le pensez seraient tentés de démarrer leur ordinateur portable cinq minutes avant la première réunion en ligne dans leur pantalon de pyjama. Pourquoi s’inquiéter de sa tenue vestimentaire, surtout lorsqu’un couvre-feu pandémique est en place ? Ne sous-estimez jamais le pouvoir de l’habitude et de la mémoire corporelle – vous ne vous réveillerez pas vraiment en pyjama.

Rien ne s’oppose à ce que le temps gagné grâce à l’absence de trajet pour se rendre au travail soit mis à profit pour dormir un peu plus. Néanmoins, réglez le réveil au moins une demi-heure avant de commencer votre journée de travail. Le bain du matin ne doit en aucun cas faire défaut. Rafraîchissez-vous et habillez-vous comme si vous alliez au bureau – vous vous sentirez complètement différent en un instant.

Vous trouvez que c’est exagéré ? Eh bien, cela peut aussi être un jean et un pull confortable au lieu d’une chemise repassée. Mais assurez-vous d’être suffisamment bien habillé pour sortir de chez vous et rencontrer d’autres personnes. Votre conscience de soi et votre motivation sont étroitement liées, et vous travaillerez plus activement et serez plus confiant lors des réunions en ligne.

#2 SURMONTER LA TIMIDITÉ FACE À LA CAMÉRA.

Peut-être pas toujours, mais de plus en plus souvent, vous devriez allumer la caméra lors des réunions en ligne. Vous faites d’une pierre deux coups.

D’une part, une réunion en ligne à venir avec une caméra vous oblige à assurer une apparence présentable comme décrit au point 1, et avec ce petit peu de discipline, vous faites beaucoup pour votre confiance en soi. Les vêtements font l’homme, ou la femme, comme le dit un vieux dicton. Nos vêtements sont plus qu’un substitut à la fourrure manquante, ils influencent la façon dont nous nous sentons et dont nous agissons. Peu importe que nos vêtements soient chers ou à la mode. Les vêtements doivent être soignés et nous devons nous sentir à l’aise dedans – mais pas pour dormir, plutôt pour travailler.

D’autre part, les contacts sont mieux entretenus lorsque les participants peuvent se voir. Les expressions faciales et les gestes contiennent des messages qui manquent dans la communication acoustique ou écrite. Ils créent une plus grande proximité et améliorent manifestement la collaboration dans les équipes à distance.

Vous avez peur de la caméra ? Entraînez-vous un peu. La plupart des chats par caméra montrent sur un écran de contrôle comment les autres vous voient. Une brève discussion avec des amis, une séance d’essai avec des collègues de bureau révèleront que personne ne se présente dans un chat comme une star d’Hollywood, et que ce n’est d’ailleurs pas nécessaire. Les réunions en ligne sont sur la voie du succès dans le monde entier, et ceux qui s’y refusent ont des cartes de plus en plus mauvaises. Dans l’intérêt de votre propre carrière professionnelle : Facilitez-vous la tâche.

#3 INSTALLEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL.

Si vous avez la chance d’avoir un bureau équipé professionnellement à la maison, n’hésitez pas à sauter ce point – et peut-être le suivant aussi. Pour la plupart d’entre nous, cependant, la pièce, s’il y en a une, doit remplir une fonction supplémentaire, comme une chambre d’amis ou une salle de repassage, une pièce de rangement ou d’autres fonctions similaires.

Cependant, il est très important d’avoir un lieu de travail où votre matériel de travail, de l’ordinateur portable au stylo à bille, des documents (qui sont, espérons-le, rangés dans un classeur) au bloc-notes et au câble de chargement, peut être rangé ou laissé au repos jusqu’au lendemain.

Il faut donc mettre de l’ordre, aménager un coin qui ne soit pas trop petit. Une table d’appoint peut faire l’affaire, de même que la table pliante du balcon. Dans un studio individuel ou dans un appartement familial qui devient trop petit, le seul endroit possible est la table de la cuisine. Dans ce cas, un grand plateau ou une boîte de commande permet de ranger le matériel, de l’installer pendant les heures de travail et de le démonter pendant les repas.

#4 OPTIMISEZ VOTRE LIEU DE TRAVAIL.

La chaise professionnelle du bureau n’est probablement pas un objet design que vous aimeriez avoir dans votre appartement, mais après un certain temps passé sur la chaise de la salle à manger, elle pourrait vous manquer ? Il faut alors faire preuve d’un peu de créativité.

Changez souvent de siège. Prenez le tabouret sans dossier pendant un certain temps, cela vous aidera à garder le dos droit. Vous avez encore quelque part le vieux ballon de gymnastique de la grossesse ? Parfait, sortez-le et utilisez-le entre deux séances. Vous avez une table haute au bureau ? Essayez la table à repasser ou une commode.

Il faut aussi faire preuve de créativité si l’on ne dispose pas de certains appareils… Pas de scanner ? Il existe des applications pour téléphones portables qui permettent de le faire, ou bien une photo à la place ? Pas de déchiqueteuse ? Le déchiqueter en petits morceaux suffit dans ces moments-là. Beaucoup de ces cas peuvent être résolus par vous-même, pour d’autres vous devrez contacter la direction – des choses comme les appels de la société à partir de téléphones privés – ils doivent être documentés et soumis pour remboursement.

#5. STRUCTUREZ VOTRE JOURNÉE DE TRAVAIL.

L’horaire de la journée de travail doit être clairement formulé. Dans l’idéal, votre employeur l’a déjà fait, mais en cas d’horaires flexibles ou de contrats « tout compris », vous feriez bien de prescrire et de respecter un horaire clair pour vous-même (voir également le point 1).

Des structures claires permettent de maintenir les distractions à un niveau tolérable. Avec de jeunes enfants dans la famille, c’est déjà assez difficile, mais la clarté est également nécessaire s’il n’y a que des adultes dans le ménage. Lorsque tout le monde sait que les horaires de travail sont de 9 heures à 17 heures et qu’il y a une heure de pause à 13 heures, beaucoup a été fait.

Ce qu’il vous faut encore, c’est un signal clair indiquant que vous ne devez pas être dérangé. Une porte fermée, par exemple, est un tel signal. Si vous n’avez pas votre propre espace, vous pouvez aussi mettre le casque. Quoi qu’il en soit, la base est un accord clair avec les colocataires. Cela ne marchera pas toujours pour les enfants, mais c’est utile, essayez !

#6. FIXER DE BONNES PRIORITÉS.

La matrice d’Eisenhower est l’un des outils de définition des priorités les plus simples et les plus éprouvés, auquel de nombreuses personnes prospères font confiance. Elle consiste en un simple système de coordonnées +/- IMPORTANT et +/- URGENT. Elle est rapide et efficace si, au départ, vous ne faites pas de distinctions graduelles. Il suffit de décider si quelque chose est important ou non, et s’il y a une urgence à un moment donné – une composante temporelle telle qu’une date limite, une date d’expiration ou autre.

Il en résulte quatre quadrants, désignés soit par des lettres (A – D), soit par des chiffres (1 – 4). Chacun de ces quadrants exige des comportements différents. Toutes les choses qui sont importantes ET urgentes et qui ont donc la plus haute priorité sont placées dans le quadrant n° 1. S’il déborde, c’est souvent parce que le quadrant n° 2 est négligé – parce que les choses importantes qui ne sont pas (encore) urgentes sont trop facilement mises en attente.